Skapa användargrupper för detaljerad kontoll av rättigheter

Ha olika regler för olika slags användare

Som standard har alla användare i ett konto tillgång till samtliga bokningsscheman i det kontot. För mer komplexa krav, som att kunna ge endast vissa användare tillträde till ett visst scheman, kan du skapa användargrupper. Med användargrupper kan du separera olika typer av användare och ge dem olika behörigheter och befogenheter. Du kan också bestämma att ett bokningsschema endast ska vara öppet för en eller flera specifika användargrupper. När du har användargrupper får du dessutom ett arbetsflöde där användare måste vänta på godkännande innan de får åtkomst till ett schema.

Funktionerna syns först när du har minst en användargrupp

Om du inte har några användargrupper kommer funktioner som är beroende av användargrupper vara dolda. När du skapat minst en användargrupp kommer du se nya alternativ på de ställen användargrupper kan appliceras.

Hantera användargrupper

Hitta inställningarna för att hantera användargrupper via länken Användargrupper högst upp på sidan Användarhantering.

Skapa grupper

1. Gå till Användargrupper högst upp på sidan Användarhantering
2. Skapa en ny grupp genom att fylla i en beskrivning och klicka på Lägg till

Anslut användare till grupp

Du behöver ha skapat minst en användargrupp för att få tillgång till denna funktion. När det finns en användargrupp i ditt konto, kommer sidan Användarhantering visa alternativ för att ansluta användare till en grupp.

1. Gå till sidan Användarhantering
2. Vid en användare i listan, klicka på ikonen Redigera
3. Klicka på rullmenyn vid rubriken Grupp och klicka på den användargrupp du vill ansluta användaren till
4. Klicka på Uppdatera

Anslut många användare till grupp

Om du behöver ansluta många användare till grupper samtidigt, kan du exportera alla användare till en CSV-fil. I ett kalkylblad redigerar du sedan kolumnen Grupp och importerar sedan filen igen.

1. Gå till sidan Exportera. Välj format i rullmenyn och klicka på Exportera.
2. Importera filen till ett kalkylblad där du redigerar kolumnen Grupp. Spara filen i CSV-format.
3. Gå till sidan Importera i SuperSaaS. Välj fil och klicka på Starta uppladdning

Bestäm vilken grupp som får åtkomst till ett bokningsschema

Du kan begränsa visning eller användning av ett bokningsschema så att det bara blir tillgängligt för en eller flera användargrupper.

1. Gå till sidan Konfigurera > Åtkomst i bokningsschemat.
2. Välj vem som ska kunna se och använda schemat. Du har två alternativ:
   • Visa endast för användargrupp, blockera alla andra
     Om du inte vill visa ditt bokningsschema för några andra än de som ingår i en viss användargrupp, välj alternativet att inloggning krävs vid första frågan Vem kan se schemat?. Välj sedan användargrupp från rullmenyn.
     Detta alternativ innebär att alla besökare som inte ingår i den valda användargruppen blockeras från att se schemat. Om de försöker nå schemat visas ett meddelande. Du kan redigera det på sidan Konfigurera > Layout. Du kanske t.ex. vill ge andra besökare en länk till dina andra ev. bokningsscheman.
   • Visa för alla, men låt endast användargrupp boka
     Vid frågan Vem kan se schemat?, välj att vem som helst ska kunna se schemat. Vid frågan om vem som ska kunna lägga till något i schemat, markera att inloggning krävs och välj sedan användargrupp från rullmenyn. Detta alternativ blir endast synligt om du inte redan valt en användargrupp vid första frågan på sidan.
3. Skrolla ner och klicka på Spara ändringar

För mer information, se avsnittet Vad kan användare göra….

Ta bort grupper

Var försiktig med att ta bort grupper. Användarna i dem kommer inte att raderas, men de kommer att återgå till samma status som användare utan en grupp. Scheman som fortfarande är inställda att bara kunna visas eller användas av den raderade gruppen kommer inte kunna nås av någon annan tills du väljer en annan grupp eller stänger av begränsningen.

1. Gå till Användargrupper högst upp på sidan Användarhantering
2. Vid gruppen du vill radera, klicka på X

Ge olika pris till olika användargrupper

Du kan ta nytta av användargrupper för att anpassa priset. Du kanske t.ex. vill ge medlemmar eller stammisar rabatt. När du skapat minst en användargrupp, kommer gruppen kunna väljas vid inställning av prisregler. Det är en funktion som automatiskt anpassar priset utifrån villkor du bestämmer. Med prisregler kan du också påverka användares bokningsbeteende, t.ex. genom att sänka priset i perioder där du vill ha fler bokningar.

Bestäm vilken startsida olika användargrupper ska se

Du kan välja vad som ska visas när någon besöker webbadressen till ditt SuperSaaS-konto. Adressen är som standard www.supersaas.se/schedule/kontonamn eller ditt eget domännamn om du valt att använda det.

Om du har skapat en eller flera användargrupper och begär att besökare ska logga in, kan du automatiskt visa olika startsidor för olika användargrupper. Det är först vid inloggning som systemet kan avgöra om en viss användare tillhör en användargrupp.

På sidan Åtkomstkontroll sidan, under alternativet Vad ska hända när någon besöker www.supersaas.se/schedule/kontonamn? kan du välja om du vill visa en lista över alla scheman och formulär, eller skicka besökaren direkt till bokningsschemat som är först i listan.

Om du markerar Begär att användaren loggar in först behöver användaren skapa ett konto först om de inte redan har ett. Du kan bestämma vilken text som ska visas på inloggningssidan på sidan Layoutinställningar.

Om du väljer att visa en lista över scheman, kommer användare bara se de scheman de har tillgång till. Om en användare bara har tillgång till ett enda schema, kommer de att skickas till det schemat automatiskt. Detta gör att du bara behöver ge en enda länk till dina användare och ändå se till att användare i olika grupper hamnar på det schema du vill att de ska se.

Godkänn innan du ger nya användare åtkomst

Om en användare ombeds logga in och det inte finns några scheman de har åtkomst till, kommer de skickas till det första bokningsschemat i listan (ordningen kan ändras på sidan Panel). Där kommer de se meddelandet som visas när åtkomst till schemat är spärrad. Du kan redigera meddelandet på sidan Konfigurera > Layout. Eftersom nya användare som standard inte placeras i någon grupp, kan du använda detta som ett sätt att godkänna nya förfrågningar om att använda ditt bokningsschema.

1. På sidan Åtkomstkontroll markera Skicka en e-postnotis administratören.
2. På sidan Konfigurera > Layout, redigera meddelandet som visas för besökaren och informera om att de måste vänta på godkännande från administratören.
3. När du får en notis om att någon registrerat sig, anslut användaren till en användargrupp med behörighet att använda det bokningsschema du vill ge användaren åtkomst till.

Begränsa superanvändares befogenheter via användargrupper

Ge särskilda befogenheter bara i specifika scheman

Som standard har superanvändare samma status för alla scheman i ett konto, oavsett vilken grupp de har tilldelats. När ett schema kopplas till en användargrupp visas ett till alternativ som gör att du också kan kräva att superanvändare är del av den gruppen. Superanvändare utanför schemats grupp behandlas som vanliga användare för det schemat.

Detta kan vara användbart till exempel om du vill hantera flera terapeuter, var och en med sina egna kunder, från ett enda SuperSaaS-konto. Du kan då ha flera superanvändare för bara det schemat, utan att de får utökade befogenheter i övriga delar av kontot. Om du bara behöver en superanvändare för schemat, behöver du inte skapa en separat grupp. I det fallet anger du bara deras namn på sidan Konfigurera > Åtkomst så får de status superanvändare endast för det schemat.

Ge superanvändare behörighet att hantera användare

Som standard kan superanvändare bara visa och redigera användare från sin egen grupp samt användare som ännu inte har placerats i en grupp. De har inte heller befogenhet att ändra i användargrupper eller uppgradera en användare till superanvändare. Gruppbegränsningen innefattar också deras översiktssida i Panelen och att importera och exportera användare.

På sidan Åtkomstkontroll sidan, längst ner, finns inställningen Tillåt superanvändare att lägga till andra användare och ändra deras åtkomstnivå…. Om du väljer detta alternativ kommer superanvändare att kunna uppdatera och ändra alla användare oavsett vilken grupp de har tilldelats.

Begränsa superanvändares åtkomst till formulär

Som standard kan superanvändare från alla grupper se alla formulär och redigera dem. Du kan hindra att superanvändare kommer åt formulär som inte är avsedda för dem via sidan Konfigurera > Översikt. Detta ger superanvändaren status som vanlig användare för det formuläret. Om formuläret tillåter åtkomst för vanliga användare, kan superanvändaren alltså fortfarande fylla i nya formulär.

Erbjud användargrupper olika produkter i butiken

I den inbyggda butiken kan du sälja produkter, t.ex. paket med krediter för att ge kunder rabatt när de vill boka ett flertal tider. När du skapat minst en användargrupp öppnas ett nytt alternativ där du kan bestämma vilken användargrupp produkten ska erbjudas till. Som standard kan en produkt köpas av alla användare, men om den har tilldelats en eller flera grupper kan endast användare i dessa grupper köpa produkten. Du hittar alternativet på sidan Butiksinställningar när du redigerar inställningarna för vardera produkt.

Observera att det bara finns en slags kredit i systemet, så det finns inget alternativ att ha en specifik typ som endast kan användas för ett specifikt schema eller aktivitet. Du kan dock begränsa vilka produkter användare kan köpa och i vilka scheman de kan spendera sin kredit.