Tre typer av scheman, vilket bör jag välja?

Det första du behöver bestämma när du skapar ett nytt SuperSaaS-schema är vilken typ av schema du vill använda. Eftersom olika typer av verksamheter kan ha helt skilda behov och rutiner, erbjuder SuperSaaS tre olika typer av scheman så att du kan välja det som bäst passar just dina specifika behov. De tre schematyperna kallas Kapacitetsschema, Resursschema, och Tjänstschema. Schematyperna överlappar varann i vad de kan göra och för vissa användningsområden kan mer än ett av dem fungera, men du kommer att få bäst upplevelse om du väljer den typ som är lämpligast för din verksamhet.

Använd ett Kapacitetsschema för gruppaktiviteter

Någon som särskiljer de olika schematyperna är hur många personer som ska kunna boka in sig på en händelse. Om svaret är ’fler än en’, är ett ”kapacitetsschema” troligen lämpligast att använda.

Exempel på gruppaktiviteter där ett kapacitetsschema kommer fungera bäst:

• Bokning av träningspass i grupp på ett gym
• Studenter som anmäler sig till en kurs eller föreläsning
• Besökare som registrerar sig för en konferens eller ett event

Exempel på situationer då ett kapacitetsschema inte kommer att fungera så bra och där ett resursschema eller ett tjänstschema bör användas i stället:

• Tidbokning hos en konsult (en kund i taget)
• En salong med flera frisörer eller behandlingsterapeuter (kunder bokar tider samtidigt, men inte med samma person)
• Uthyrning av ett flertal båtar (kunder kommer vilja hyra på olika tider)

Ett Resursschema fungerar i de flesta andra fall

Skillnaden mellan ett resursschema och ett tjänstschema ligger primärt i bokningsprocessen. Som namnet antyder är ett resursschema till för att schemalägga resurser, som t.ex. terapeuter, hyrbilar, rum etc.. Med andra ord resurser som endast kan ha en bokning i taget. Schemat visar resursens tillgänglighet och användaren väljer en ledig tid då resursen bokas upp och därmed inte kan bokas av flera samtidigt. När man använder ett tjänstschema fungerar det lite annorlunda; då måste användaren först välja en tjänst som fördefinierats av administratören, t.ex. – en lektion, en åktur, en klippning –. Efter att en tjänst valts visar schemat tider som har (alla) de resurser tillgängliga som krävs för att utföra vald tjänst.

Vi rekommenderar att du börjar med att skapa ett resursschema. Resursschemat kommer att fungera i de flesta fall, även om en tjänsteorienterad process ibland kommer passa bättre. Resursschemat ska innehålla varje begränsad resurs som är involverad i bokningsprocessen. Till exempel kan en begränsad resurs vara terapeuter, rum, båtar, projektorer etc. Om du vill skapa en bokningskalender för att låta kunder boka en tid med dig, är det du som är den begränsade resursen. Inkludera inte resurser som inte har några begränsningar. Exempelvis om en bokning kräver ett behandlingsrum, men rummet alltid är ledigt, finns det ingen anledning att inkludera det i bokningsprocessen.

Ett Tjänstschema har några unika förmågor

Ett tjänstschemas huvudsakliga förmåga är att det kan ta i beräkning hur tillgängligheten ser ut för resurser i andra scheman. Om en tjänst kräver att ett antal resurser är tillgängliga, kontrollerar tjänstschemat att alla nödvändiga resurser är lediga för att tillåta att tidbokning av en tjänst kan ske. Men medan ett resursschema kan låta användare skapa bokningar av valfri längd och/eller skapa upprepade bokningar, saknar tjänstschemat den möjligheten, eftersom alla tjänster definieras av administratören innan de kan bokas.

Exempel på när ett tjänstschema behövs:

• När ett flertal resurser behövs för en enda bokning. Till exempel vid bokning av en behandling som kräver att både ett rum och en terapeut är lediga och kan bokas samtidigt.
• Olika tjänster som kräver olika resurser. Till exempel en särskild behandling kan endast utföras av en specifik läkare.

För att definiera en tjänst som kräver flera resurser, behöver du först definiera de resurserna i ett resursschema.

Eftersom du kan skapa och radera hur många scheman du vill, finns det ingen fara i att prova flera typer av scheman och sedan bara kasta de du inte vill använda. Allting utom schemats typ kan ändras i efterhand. Du kan prova ett exempel av varje schematyp i demoavsnittet. Du kanske också tycker att guiderna för de olika schematyperna kan vara till hjälp.

Avancerade tips

SuperSaaS system erbjuder stor flexibilitet när det gäller att konfigurera din bokningsprocess. Nedan finner du fyra avancerade tips för hur du kan konfigurera ditt bokningsschema för att hantera några specifika situationer.

Begränsad bokning

I ett resurs- och tjänstschema, kan dina användare skapa en bokning var som helst, förutom där du bestämmer att de inte kan boka. Med andra ord, som standard är hela schemat tillgängligt för bokning inom de öppettider du definierat och såvida du inte blockerar ett område. I ett kapacitetsschema är det tvärtom: användare kan endast boka en händelse som du skapat i förväg. Om du vill att användare ska välja mellan bara några tillgängliga datum bör du i stället använda ett kapacitetsschema och ställa in att maximalt 1 kan boka varje tid. Detta kan vara enklare än att blockera alla otillgängliga datum i ett resurs- eller tjänstschema.

Fristående tjänstschema

Du kan definiera en tjänst som inte är knuten till någon resurs. Om det inte finns några krav på resurser, kan i teorin ett obegränsat antal bokningar göras samtidigt, vilket sällan är användbart, så tjänstschemat kan konfigureras att förbjuda överlappande tidsbokningar. I praktiken kan det då fungera som ett resursschema med en enda resurs. Detta kan vara intressant om du tycker att tjänstschemats funktionalitet och format fungerar bättre för dina ändamål.

Grupper av resurser, presenterade som en enhet

Ett tjänstschema kan användas för att presentera en grupp resurser som en enda enhet. Detta är användbart om du till exempel har 20 stycken av samma identiska utrustning och inte vill att kunden ska välja vilken de vill boka. Du har då valet att hyra ut utrustningen slumpmässigt, eller ange en ordning och ge ut den första som är ledig.

Enstaka resurser, presenterade som ett flertal

Två eller fler tjänstscheman kan användas för att presentera en enkel resurs som olika enheter. Ett exempel är när ett bokningsschema visas för medlemmar av en klubb medan ett annat visas för utomstående kunder. Medlemmar kan till exempel tillåtas boka till lägre pris och längre i förväg än vanliga kunder. Ett annat exempel kan vara en konsult som jobbar för olika klienter på flera platser. Hon kan tillhandahålla ett schema för varje plats, skräddarsytt för respektive klient, och samtidigt säkra att hon inte blir dubbelbokad.

Nästa avsnitt: Testa schemat du skapat