Hantera bokningar och användare/kunder

Använd avdelningen Administrera i din bokningskalender för att hantera ditt schema på daglig basis. Det är här du kan granska dina bokningar och godkänna eller avvisa dem. Du kan också se hur användare interagerar med ditt schema genom dagliga, veckovisa eller månatliga rapporter. Diverse standardrapporter finns tillgängliga, för att ge dig insikt i dina kunders beteende och dina resursers nyttjande.

Du kan nå alla dina användares uppgifter eller göra bokningar å deras vägnar via Användarhantering. Observera att om du valt en annan term att benämna dina användare med, som t.ex. ”clients”, kan vissa texter inne i ditt konto automatiskt ha anpassat efter din önskade term och beroende på dina språkinställningar, kan denna knapp heta något annat, som t.ex. ”Client Management”.

Via din Panel, kommer du också att hitta rubrikerna Importera och Exportera. Dessa funktioner låter dig importera och exportera användardata i olika format till och från ditt bokningssystem.

Granska dina bokningar

Via Administrera > Översikt, kan du granska alla dina bokningar. Du kan också se en översikt över gamla och raderade bokningar via länkarna Visa historik respektive Visa papperskorg. Översikten kan sorteras genom att klicka på kolumnrubrikerna. Om ditt schema innehåller flera resurser eller tjänster, finns en dropdown-meny tillgänglig för att filtrera ut bokningar för en viss resurs eller tjänst.

Genom att använda sökrutan nedanför översikten, kan du hitta bokningar för en viss person i ditt bokningsschema. Ett annat sätt att få en översikt över någons bokningar (tvärs över flera scheman) är via Användarhantering.

Informationen som visas i översikten kan konfigureras via Konfigurera > Layout. Här kan du välja vilken som helst av de obligatoriska och valfria fälten för bokningsuppgifter, inklusive anpassade fält, att visa som kolumner i listvyer såsom denna översikt.

Till höger om varje bokning, kommer du att se två eller fler ikoner. Om du klickar på schemaikonen får du se bokningen på schemat, medan ikonen ‘Redigera’ låter dig göra ändringar i bokningen (se nedan). I ett kapacitetsschema, låter dig ikonen med förstoringsglaset zooma in på bokningar för en viss händelse.

För bokningsscheman som hanterar betalningar eller kräver bokningsgodkännanden, visar systemet också en kolumn med symboler som + eller C. Du kan hålla muspekaren över symbolen för att se en pop-up-ruta med en symbolförklaring och du kan också visa en lista över alla statuskoder.

Godkänn bokningar manuellt

Om du ställt in att administratören måste godkänna bokningar, kommer du också se en P i bokningsöversikten för avvaktande bokningar eller en + för bokningar som redan godkänts; +© om de betalats med krediter. Via schemavyn kommer bokningar som ännu inväntar godkännande visas i en blekare färg. Administratören kan också välja att ta emot ett e-postmeddelande för varje bokningsförfrågan (se Konfigurera bokningsprocessen).

För att godkänna en bokning, klicka på ikonen ’Redigera’ för aktuell bokning. I pop-up-rutan som då visas, kommer du att se bokningens status i blått och alternativet att Godkänna den. Om bokningen redan godkänts, kommer du att se alternativet att Avvisa den, vilket låter dig dra tillbaka ditt godkännande om nödvändigt.

Om du vill att andra personer ska ta emot bokningsförfrågningar, kan du använda dig av regler i ditt e-postkonto för att vidarebefordra förfrågningar om att godkänna bokningar. De flesta e-postklienter kan konfigureras att vidarebefordra ett meddelande baserat på dess titel så du kan till och med vidarebefordra förfrågningar för en specifik klass till en specifik lärare.

Observera att superanvändare också har tillgång till bokningsöversikten. Som standard kan superanvändare godkänna bokningar i ditt bokningsschema. Denna inställning kan ändras om nödvändigt, via Konfigurera > Access, genom att avmarkera Tillåt superanvändare att ändra andras bokningar (se även Superanvändares befogenheter)

Att boka å någons vägnar

Om du tar emot en bokning via telefon eller e-post, kanske du själv vill lägga in den i ditt bokningsschema. Men eftersom du är inloggad som administratör, kommer bokningen visas som att den tillhör administratören och således inte vara kopplad till en särskild användare. För att förhindra detta, kan du agera i egenskap av användaren.

För att göra detta, gå till Användarhantering. Du kan bara agera å registrerade användares vägnar och kommer behöva skapa en ny användare om personen inte redan är registrerad.

Härefter, klicka på den blåa pilen till höger om användarens uppgifter. Detta kommer att ta dig till din panel, där du kan välja schemat som du vill använda för bokningen. I övre delen av skärmen, bredvid ditt eget användarnamn, kommer du att se användarnamnet/e-postadressen för den du agerar i egenskap av.

Om du nu gör en bokning, kommer den att listas med användarens namn följt av administratören eller superanvändaren som skapat bokningen. Detta säkrar att bokningen blir listad i användarens agenda och att automatiska bekräftelse- och påminnelsemeddelanden skickas till användaren, om sådana har konfigurerats.

Indikator för att agera i egenskap av i toppen av skärmen

Medan du agerar i egenskap av någon annan, behåller du dina egna befogenheter. Så även om du begränsat vad vanliga användare ska kunna se, kommer du fortfarande se allt du brukar kunna se, även när du agerar i egenskap av en användare.

För att sluta agera å någon annans vägnar, bara klicka på användarnamnet i övre högra hörnet av skärmen.

Kom ihåg att om ditt bokningsschema inte kräver att användare registrerar sig för att kunna boka, kommer du inte att kunna agera å deras vägnar. Du kan dock fortfarande skapa bokningar som administratör och sen skicka bekräftelsemeddelanden till oregistrerade användare. För att göra detta, se till att Använd e-postadress som inloggningsnamn är avmarkerat i avdelningen Åtkomst (till höger i Panelen), och aktivera e-postfältet via Konfigurera > Process för aktuellt schema. Detta kommer att låta dig ange en e-postadress för varje bokning du skapar som administratör. Om du har konfigurerat e-postbekräftelser, kommer en bekräftelse att skickas automatiskt.

Rapporter

Du kan komma åt ett flertal standardrapporter via Administrera > Rapporter. Genom att använda olika väljare, kan du få insikt i det övergripande bokningsbeteendet och/eller användningen per dag, vecka eller månad över en specifik tidsperiod. Datan som används för att generera diagram och rapporter kan laddas ner i CSV- eller XLS-format genom att klicka på .

Observera att om du bara vill ha den råa bokningsdatan för en specifik tidsperiod, bör du i stället använda dig av nedladdningsfunktionen under Administrera > Download. Den här datan kan användas för att skapa dina egna anpassade rapporter för din bokningsaktivitet med hjälp av t.ex. Excel, Numbers eller Google Docs.

Användarhantering

Kund- eller användaruppgifter finns tillgängliga via Användarhantering. När du använder dig av kreditsystemet, kan du använda alternativet Redigera för att påverka enskilda användares behållning av kredit. Du kan också ändra andra inställningar, t.ex. göra en vanlig användare till en superanvändare, eller spärra dem helt från att kunna använda ditt bokningssystem.

Om någon av dina registrerade användare missköter sig, bör du inte radera deras konto eftersom det gör att användaren kan registrera sig på nytt. I stället kan du blockera det specifika användarkontot. För att blockera en användare, klicka på ikonen ”Redigera” och markera längst ner vid rubriken ”Roll”. Genom att klicka på förstoringsglaset bredvid användarens uppgifter i listan över användare, kan du se användarens aktivitet, så att du snabbt kan ta bort eventuell oönskad aktivitet.

Funktionen Exportera hittar du i menyn på högersidan av din panel. Du kan använda den för att ladda ner alla användares uppgifter antingen i CSV-, XLS-, XML- eller VCF/vCard-format. Om du behöver göra massändringar i din data, kan du exportera användardatabasen till CSV-format. Du kan då göra ändringarna, spara filen som en kommaseparerad CSV-fil och sen ladda upp den till ditt bokningssystem via funktionen Importera. Vänligen notera att funktionen Importera endast kan hantera kommaseparerade (CSV) filer.

Importera användare som kan använda din bokningskalender

Felsökning

Om du under en import, ser ett felmeddelande som ”Felaktig CSV: ogiltig bytesekvens i UTF-8”, kontrollera följande:

Se till att du har sparat filen i CSV-format.
Ibland skapar bokstäver med diakritiska tecken, som ”é” problem. Dessa tecken kan manuellt tas bort, men det är generellt snabbare att kopiera filen till Google Docs och sen ladda upp den därifrån.
Se till att filen är kommaseparerad. Äldre versioner av Excel sparar ibland filen med i semikolonseparerat format. Google Docs-lösningen nämnd ovan kan lösa även detta problem.