Hantera betalningar via faktura eller manuellt

Om du vill ta betalt för bokningar, men inte vid bokningstillfället, kan du använda SuperSaaS inbyggda faktureringsfunktion, alternativt hantera betalningen manuellt i stället. Du kanske t.ex. har ett eget system för fakturering eller kortbetalningar, eller vill ta betalt kontant när kunden väl är på plats. Det går att använda bokningssystemets funktioner för att presentera och beräkna priser, oavsett om du väljer att sköta betalningsprocessen i eller utanför bokningssystemet.

Till skillnad från när betalning sker direkt vid bokning, kan systemet inte automatiskt visa huruvida betalning skett, när den sköts manuellt eller via faktureringsfunktionen. För manuella betalningar erbjuder systemet en Godkänn-knapp som du kan använda för att fullborda bokningen först när du mottagit betalningen. Om inget godkännande av bokningen krävs, välj Betalning eller godkännande krävs ej på fliken Process under Begär betalning eller godkännande?

Om du i stället vill använda den inbyggda faktureringsfunktionen, eller hålla koll på betalningar manuellt, välj Genomför betalning innan det går att gå vidare. Notera att ”Genomför betalning” i detta fall kan innebära att ”Skicka faktura” eller ”Dra krediter” – alltså inte nödvändigtvis att en faktisk betalning äger rum.

Om du i stället vill kontrollera bokningar innan du godkänner och bekräftar dem, välj Begär godkännande från administratören före bekräftelse. Vänligen se Administrera bokningar för mer information om manuella godkännanden.

SuperSaaS faktureringsfunktion

För att kunna använda faktureringsfunktionen, behöver du vara ansluten till en faktureringstjänst. För närvarande stödjer vi Stripe och Moneybird. Du behöver skapa ett konto hos någon av dessa innan du kan aktivera faktureringsfunktionen hos SuperSaaS.

Hur fakturering fungerar

När faktureringsfunktionen är aktiverad och en användare skapar en bokning, ser de en Skapa faktura-knapp på utcheckningssidan. När användaren klickar på knappen lagras fakturan tills det är dags att skicka den. Fakturan går i enlighet med dina tidsinställningar till ditt valda faktureringsföretag, som skickar den vidare till kunden. Faktureringsföretaget kan spåra huruvida fakturan betalts. I SuperSaaS kan du bara se om fakturan har skickats.

På sidan Betalningar kan du specificera hur långt efter (eller före) en bokad tid som fakturan ska skickas. Ombokning av tiden innebär att schemaläggning av fakturan också ändras (såvida den inte redan skickats). Om du raderar en bokning före fakturan skickats, kommer fakturan inte att skickas. På sidan Betalningar finns en länk till en lista över alla schemalagda fakturautskick. Där kan du radera fakturor manuellt, eller skicka dem direkt. Bokningar som har en faktura som inväntar utskick, kommer dessutom vara märkta med ett I på schemat.

Om du anger ett negativt antal dagar, t.ex. -200, kommer datum för fakturautskick vara i det förflutna. Fakturan skickas då omedelbart. Om du å andra sidan anger ett högt positivt tal, kommer fakturan att skickas vid ett datum långt fram. Du kan ta användning av detta för att kunna göra utskicken manuellt, genom att gå till sidan för schemalagda fakturor och skicka dem.

Notera att fakturor genereras ett antal åt gången, så det kan ta lite tid för en faktura att synas. På sidan Administrera är bokningar, vars tillhörande faktura har skickats, markerade med symbolen +I och texten ”Faktura skickad”.

Aktivera faktureringsfunktionen

Alternativen genomför betalning eller begär godkännande

På fliken Process, under Begär betalning eller godkännande?, välj Genomför betalning innan det går att gå vidare och klicka på Spara ändringar längst ned på sidan. Du förflyttas då till fliken Översikt på sidan Konfigurera.
Gå till fliken Process igen och klicka på länken Betalningsinställning till höger om rubriken Begär betalning eller godkännande?.

Under ‘Allmänna inställningar’, välj: Automatisk fakturering …
Skrolla ner till rubriken Faktureringsinställningar och fyll i uppgifterna för faktureringsföretaget du valt.
Om du valt Moneybird, bara klicka på knappen Anslut till Moneybird. För Stripe, gå till avdelningen ”API keys” i ditt Stripe-konto.
- Skapa en ny begränsad nyckel (”Restricted key”)
- Ge den skrivbehörighet (”write” permission) för resurstyperna kunder, kreditnotor och fakturor (”Customers”, ”Credit notes” och ”Invoices”).
- Kopiera den här nya nyckeln (”Restricted key”).
- Slå nu på testläge (”Test mode”) uppe till höger på sidan och upprepa de här stegen för att få en begränsad testnyckel (”Restricted test key”). Testnyckeln används för att simulera fakturor utan att sända dem, till skillnad från en live-nyckel som faktisk skickar fakturorna till dina kunder.
- Lägg till nycklarna på sidan Betalningar i ditt SuperSaaS-konto och klicka på Spara ändringar

Manuella betalningar

Om du vill ha betalt i förskott, men inte använda det integrerade betalningssystemet, erbjuder SuperSaaS två alternativ för att hantera betalningar manuellt. Det första alternativet är det enklaste och innebär att kunden helt enkelt får se betalningsinstruktioner när de gjort en bokning. Så snart du mottagit deras betalning, kan du manuellt godkänna deras bokning. Detta alternativ är särskilt användbart när du vill begära checkar eller banköverföringar – två betalningssätt som fortfarande är mycket vanliga i vissa länder. Det andra alternativet låter dig samla in kortuppgifter av dina kunder. Av säkerhetsskäl går det inte att skicka kortuppgifter via e-post, så informationen kommer bara att lagras i ditt konto hos SuperSaaS. Du kan ställa in att systemet ska notifiera dig per e-post när nya uppgifter finns tillgängliga.

Notera att kortutgivare inte tillåter lagring av så kallade CVC-koder, den tresiffriga säkerhetskoden på baksidan av kortet. Denna kod kan endast inhämtas när kortet debiteras direkt. Eftersom inte CVC-numret samlas in, kommer du bara kunna debitera kortet om din betalningsleverantör tillåter det.

Visa betalningsinstruktioner

Välj alternativet betalning och/eller godkännande

På fliken Process, under Begär betalning eller godkännande?, välj Genomför betalning innan det går att gå vidare och klicka på Spara ändringar vid slutet av sidan. Detta kommer att ta dig tillbaka till fliken Översikt på sidan Konfigurera.
Gå till fliken Process igen och klicka på länken Betalningsinställning till höger om rubriken Begär betalning eller godkännande?.

Under Allmänna inställningar, välj det första alternativt: Manuellt – Banköverföring eller check och klicka sedan på Spara ändringar. Detta kommer att ta dig tillbaka till Panelen.
Navigera tillbaka till sidan Konfigurera för schemat i fråga och klicka på fliken Layout.

Nära slutet av sidan, finns fältet Meddelande som visas på utcheckningssidan. Här kan du ange betalningsinstruktioner som du vill visa för kunden, som t.ex. ”Vänligen sänd en check ställd till MittFöretag”

Anpassa meddelandet på utcheckningssidan

Samla in kortuppgifter

På fliken Process, under Begär betalning eller godkännande?, välj Genomför betalning innan det går att gå vidare. Om du vill ha ett e-postmeddelande för varje transaktion, välj även lämpligt alternativ under Ska vi notifiera någon annan när en bokning skapas eller ändras? och ange en eller flera e-postadresser
Klicka på Spara ändringar längst ned på sidan, du kommer då tillbaka till fliken Översikt på sidan Konfigurera
Välj fliken Process igen och klicka på länken Betalningsinställning till höger om rubriken Begär betalning eller godkännande?

Under ‘Allmänna inställningar’ välj det andra alternativet: Manuellt – Kortbetalning
Vid slutet av sidan finns nu avsnittet Inställningar för kortbetalning. Här kan du välja vilka kreditkort du accepterar. Om du avmarkerar alla kort, kommer systemet inte att fråga dina kunder om korttyp. Fördelen med att specificera korttyperna är att SuperSaaS då kan göra en kontroll av nummerlängd, startsiffror och en kontrollsumma, vilket förhindrar skrivfel.
Klicka på Spara ändringar. Detta kommer att ta dig tillbaka till Panelen.
Navigera tillbaka till sidan Konfigurera för schemat i fråga och välj fliken Layout.
Nära slutet av sidan finns fältet Meddelande som visas på utcheckningssidan. Här kan du ange ytterligare betalningsinstruktioner eller villkor som ska visas vid utcheckning.

Genom att ställa in priset till noll, kommer inga prisuppgifter att visas. Detta kan vara användbart om du samlar in kortuppgifter endast av säkerhetsskäl.

Notera att om du använder dig av egen domän för ditt SuperSaaS-schema, kommer den inte att visas på betalningssidan, eftersom den ligger på en separat, säker server. Webbläsare skapar endast säker anslutning med servrar som har lämpliga certifikat. Vid anslutning till den säkra servern, kommer systemet automatiskt att ändra domänen. När du lämnar betalningssidan, växlar systemet tillbaka till att använda den ev. egna domänen igen.

Testa kortprocessen

Logga ut som administratör för att säkerställa att du ser ditt schema precis som det visas och fungerar för dina användare och gå till schemats webbadress. När du gör en bokning bör du nu bli tillfrågad om dina kortuppgifter. Du kan ange vilket giltigt kortnummer som helst, eller använda ett falskt Visa-kortnummer som 4111 1111 1111 1111. När en kund håller sin markör över bokningen kommer ett P visas, vilket betyder ’Betalningsgodkännande inväntas’. Kunden kan hitta tillbaka till sina uppgifter genom att klicka på ikonen P.

Logga ut som användare/kund och logga in igen som administratör. Bredvid bokningen du just gjorde, bör du nu se samma P-ikon som förut. När du klickar på den och kommer till betalningssidan, finns det nu en Godkänn-knapp. Om du inte vill godkänna bokningen och/eller betalningen, kan du helt enkelt klicka på Radera bokning. Om du ändrar dig senare, gå till fliken Översikt på sidan Administrera och klicka på förstoringsglaset bredvid bokningen. Skrolla ner till tabellen och klicka på Visa papperskorg för att se en lista över alla raderade bokningar. Genom att klicka på Redigera-ikonen för bokningen ifråga, kan du återställa den som väntande, eller godkänna den trots allt.